Telefon-Agentprimär
Mieter-Anrufe (Schaden, Nebenkosten, Müll-Termine, Hausmeister) 24/7. Notfälle (Rohrbruch, Aufzug) direkt an Bereitschaft. Anbindung an Casavi/Immoware24/PowerHaus per Webhook.
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FürHausverwaltungen
Routine-Anfragen routen sich.
Deine Sachbearbeitung kommt endlich zum Arbeiten.
Eigentümerinnen und Mietende melden Wasserschäden, fragen nach der Nebenkostenabrechnung, koordinieren Handwerkstermine – am Telefon, per E-Mail, im Chat. KI-Agenten nehmen Schadensmeldungen strukturiert auf, beantworten Routine-Fragen aus der Wissensbasis und stellen nur das Dringende durch. Dein Team bekommt die Stunden zurück, die sonst im Empfang verschwinden.
Jetzt startenKurz gesagt
Der Rinqo-KI-Agent für Hausverwaltungen nimmt Anrufe und E-Mails zu Schadensmeldungen, Nebenkosten, Hausordnung und Handwerker-Terminen entgegen, strukturiert die Meldung mit Objekt-Adresse und Schadensbild, beantwortet Routinefragen aus der Wissensdatenbank und eskaliert Notfälle (Wasser, Heizung, Aufzug) sofort an die Bereitschaft.
Die Lage
Deutschland zählt laut DDIV rund 22.000 Immobilienverwaltungen, die gemeinsam etwa 10 Millionen Wohneinheiten betreuen. Wer in der Sachbearbeitung arbeitet, verwaltet im Schnitt 200–350 Einheiten und beantwortet pro Tag zwischen 30 und 60 telefonische oder schriftliche Anfragen, vom tropfenden Wasserhahn bis zur Eigentümerversammlung. Laut DDIV-Branchenbarometer nennt mehr als die Hälfte der Verwaltungen fehlende Personalkapazität als Top-Risiko; gleichzeitig erwarten Eigentümer- und Mietparteien nach 2025 eine Reaktion binnen eines Werktags. Spitzenlasten entstehen zu Nebenkosten-Saison (Q1/Q2) und bei Unwetter. Ein KI-Agent, der Schadensmeldungen strukturiert aufnimmt, Routinefragen (Hausmeister-Kontakt, Müll-Abfuhrtag, Abrechnungs-Frist) beantwortet und nur Ausnahmen durchstellt, reduziert die Empfangs-Last messbar ohne Personalaufbau.
~10 Mio.
verwaltete Wohneinheiten
Quelle: GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen 2024Wo es drückt
- Drei Anrufe zur selben Heizungs-Störung vom selben Objekt, alle landen einzeln in der Mailbox.
- Nebenkosten-Saison: dieselbe Rückfrage 40× am Tag („Wie kommt der Wasser-Abschlag zustande?“).
- Handwerker-Absprachen (Termin, Zutritt, Kostenfreigabe) zerfasern über Telefon, WhatsApp und Mail.
- Wasserschaden um 22:00, die Bereitschaft bekommt erst am Morgen Bescheid.
- Eigentümerversammlungs-Einladungen lösen eine Woche lang Rückrufwellen aus.
So löst Rinqo das
Telefon und E-Mail parallel bedient
Der Agent nimmt in jeder Sekunde ab, auch während dein Team telefoniert. Schadensmeldungen werden strukturiert aufgenommen (Objekt, Wohneinheit, Problem, Erreichbarkeit), E-Mails mit Standard-Fragen (Abschlag, Müll, Hausordnung) sofort beantwortet.
Er kennt deine Objekte
Hausmeister-Kontakte, Müll-Abfuhrtage, Nebenkosten-Abschläge, Ansprechperson pro Objekt, alles, was du einmal hinterlegst, beantwortet der Agent korrekt. Unklar? Dann ehrlich „Das weiß ich nicht, ich reiche es weiter“, keine erfundenen Antworten.
Notfälle gehen sofort raus
Wasser, Gasgeruch, Aufzug-Notfall, Heizung-Ausfall im Winter → sofort an deine Bereitschafts-Nummer. Tropfender Wasserhahn, Klingel defekt → Ticket ins CASAVI oder Immoware24 via Webhook. Eigentümer-Anfragen zur EV → Termin-Vorschlag aus dem Kalender.
Was der Agent erledigt
- Schadensmeldungen strukturiert aufnehmen (Objekt, Einheit, Schaden, Erreichbarkeit)
- Nebenkosten-Standardfragen beantworten (Abschlag, Abrechnung, Fristen)
- Handwerker-Termine koordinieren (Zutrittsfenster, Schlüssel-Übergabe)
- Hausmeister-Kontakt und Zuständigkeiten pro Objekt kommunizieren
- Notfälle (Wasser, Heizung, Aufzug) an Bereitschaft durchstellen
- Eigentümerversammlungs-Rückfragen filtern und Termine bestätigen
Unsere Empfehlung
Hausverwaltungs-Anrufe kommen Montag 8:00–10:00 und während Unwettern in Wellen. Der Telefon-Agent deckt die Spitzen ab, ohne dass du einen neuen Sachbearbeitungs-Platz finanzieren musst.
Alle Channels für diese Branche
Was Rinqo für Hausverwaltungen bietet
E-Mail-Agent
Standard-Anfragen zu Nebenkosten-Abschlag, Heizkosten-Abrechnung, Hausmeister-Kontakt. Tickets-Anlage im PowerHaus/Casavi via Webhook.
E-Mail-Lösung ansehenChat-Agent
Mieter-Portal-Ergänzung auf der Verwaltungs-Website: Häufige Fragen direkt im Browser, ohne Login-Hürde des CASAVI/Immoware24-Portals.
Chat-Lösung ansehenDSGVO in der Hausverwaltung
Hausverwaltungen verarbeiten besonders sensible Daten: Mietkonten, Eigentumsverhältnisse, teilweise Sozialdaten der Mietparteien. Rinqo hostet ausschließlich in Deutschland (Hetzner), verschlüsselt Credentials mit AES-256-GCM und stellt den AVV nach Art. 28 DSGVO automatisiert bereit. Der Agent gibt NIEMALS Mieter- oder Eigentümer-Identitäten gegenüber Dritten preis.
- Hosting ausschließlich auf EU-Servern (Hetzner Falkenstein/Nürnberg)
- Keine Bestätigung einer Mietpartei/Eigentumsverhältnis gegenüber Dritten
- AVV mit allen Unterauftragsverarbeitern (Microsoft Ireland für Azure OpenAI, Deepgram EU, Twilio Ireland, KugelAudio)
- Einwilligungs-Ansage vor Call-Recording (§9 TTDSG + DSGVO Art. 13)
- Konfigurierbare Löschfrist (30/90 Tage) auf Transkripte und Audio
- AI-Act Art. 50: Kennzeichnung als KI-Stimme ist Pflicht ab 02.08.2026, ist eingebaut
Häufige Fragen
Spezifische Branchenseiten
Geschrieben von
Sven Pflüger
Gründer & CEO, Rinqo
Sven baut Rinqo aus einer einfachen Beobachtung: Die meisten KI-Tools werden in San Francisco entwickelt und in Berlin verkauft. Die Werkstatt im Schwarzwald, die Tierarztpraxis in Salzburg, das Familienhotel in Tirol bekommen Software, die ihre Sprache nicht spricht. Rinqo dreht das um. Auf europäischen Servern, in zehn Minuten eingerichtet, in zwanzig Sprachen. Mit Vorlagen, die aus der Branche kommen.
Zuletzt aktualisiert: 2026-05-06
Quellen
Kanal-Tiefe
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