Chat-Agentprimär
Verfügbarkeit, Concierge-Fragen (Frühstück, Wi-Fi, Anfahrt), Spät-Check-in 24/7 auf der Hotel-Website. Anbindung an apaleo/mews/Protel. Reduziert OTA-Abhängigkeit messbar.
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FürHotels und Pensionen
Keine Anfrage bleibt liegen.
Auf jedem Kanal, jederzeit.
Während die Schicht übergeben wird und der Lieferant in der Lobby steht, klingelt das Telefon, eine E-Mail kommt rein, der Website-Chat blinkt. KI-Agenten behandeln Reservierungs-Anfragen, Zimmer-Verfügbarkeiten und Frühstücks-Fragen wie ein eingespieltes Frontdesk-Team – integriert mit Apaleo, protel, Mews.
Jetzt startenKurz gesagt
Der Rinqo-KI-Agent für Hotels nimmt Reservierungsanrufe rund um die Uhr entgegen, prüft Verfügbarkeiten direkt im PMS (Apaleo, protel, Mews), nimmt Buchungen mit Zahlungsfreigabe entgegen und beantwortet Gäste-Fragen zu Frühstück, Parkplatz und Check-in-Zeiten.
Die Lage
DEHOGA zählt für 2025 rund 33.000 Beherbergungsbetriebe in Deutschland mit insgesamt 1,8 Millionen Betten. In einem typischen 30-80-Zimmer-Privathotel laufen pro Tag 40 bis 90 Telefonate ein, davon 35 Prozent Reservierungs-Anfragen, 30 Prozent Service-Fragen (Frühstück, Parkplatz, Check-in), 20 Prozent bestehende Buchungen ändern, der Rest sind Rückfragen oder Beschwerden. Peak-Zeiten sind 9 bis 11 Uhr und 16 bis 19 Uhr, also genau dann, wenn die Rezeption mit Check-in/-out und Schichtwechsel ausgelastet ist. HOTREC weist europaweit eine Direktbuchungs-Quote von 24-34 Prozent aus, jeder verpasste Anruf wandert direkt an Booking.com (15-18 Prozent Provision) und wird teurer.
Wo es drückt
- Wer zur Mittagszeit oder nach 19 Uhr anruft, landet häufig in der Voicemail.
- Booking.com- und Expedia-Provisionen fressen 15-18 Prozent vom Zimmerpreis, jede Direkt-Buchung lohnt sich.
- Frühstück, Parkplatz, Haustiere, dieselben fünf Fragen 30× pro Tag.
- Internationale Gäste rufen in fünf Sprachen an, das Frontdesk-Team nicht.
- Saisonale Peaks (Messen, Events) überlasten die Rezeption planbar.
So löst Rinqo das
Rezeption, die nicht abgehoben werden muss
Der Telefon-Agent geht nach maximal einem Klingeln dran. Anrufende hören eine natürliche Stimme, in zwanzig Sprachen, ohne IVR-Menü. Das Frontdesk-Team sieht das Transkript live und kann jederzeit übernehmen.
Er kennt dein Haus
Zimmer-Kategorien, Frühstücks-Optionen, Parkplatz-Verfügbarkeit, Haustiere ja/nein, Spa-Zeiten, alles aus deiner Website und einer einseitigen Hausordnung-PDF. Der Agent zitiert daraus, fügt nichts hinzu.
Er bucht direkt im PMS
Apaleo, protel und Mews per nativer Integration, andere PMS per Webhook. Der Agent prüft Verfügbarkeit, hält das Zimmer 5 Minuten, nimmt Kreditkarten-Daten via Tokenization (PCI-DSS-Provider) entgegen und schreibt die Buchung mit Zahlungsfreigabe ins PMS.
Was der Agent erledigt
- Reservierungs-Anfragen mit Verfügbarkeits-Check und Buchung
- Buchungs-Änderungen (Datum, Zimmer-Kategorie, Personenzahl)
- Standard-Fragen (Frühstück, Parkplatz, Check-in/-out, WLAN, Haustiere)
- Wegbeschreibung und Ankunfts-Hinweise (Bahnhof, Flughafen)
- Rückrufe von Direktion / Empfangsleitung organisieren
- Spa- und Restaurant-Reservierungen für Hausgäste
- Mehrsprachiger Service (DE/EN/FR/IT/ES/NL Standard)
Unsere Empfehlung
Hotelgäste rufen außerhalb deiner Hochlast-Fenster an, abends, am Wochenende, in der Mittagsruhe. Der Telefon-Agent fängt genau diese Calls ab und macht aus Voicemail-Verluste Direkt-Buchungen.
Alle Channels für diese Branche
Was Rinqo für Hotels und Pensionen bietet
Telefon-Agent
Spät-Abend-Anrufe nach 22 Uhr, mehrsprachig (DE/EN/FR/IT/ES). Buchungs-Anfragen direkt im PMS, Direkt-Buchung statt Booking.com.
Voice-Agent ansehenDSGVO im Hotel
Hotels verarbeiten Gäste-Daten, Pass-Informationen und Zahlungsmittel. Rinqo speichert keine Zahlungsdaten direkt, sondern arbeitet mit PCI-DSS-zertifizierten Tokenization-Providern (Stripe, Adyen). Alle Anrufdaten verlassen die EU nicht.
- Hosting auf deutschen Servern (Hetzner), AVV automatisch beim ersten Login
- PCI-DSS-konforme Zahlungs-Tokenization, keine Kartendaten im Audio-Transkript
- Konfigurierbare Lösch-Frist (30/90/365 Tage) auf Audio und Transkripte
- Meldegesetz: Datenerfassung am Check-in bleibt manuell, Agent qualifiziert nur
- AI-Act Art. 50: Stimm-Kennzeichnung als KI ab 02.08.2026 ist Pflicht, ist eingebaut
Häufige Fragen
Geschrieben von
Sven Pflüger
Gründer & CEO, Rinqo
Sven baut Rinqo aus einer einfachen Beobachtung: Die meisten KI-Tools werden in San Francisco entwickelt und in Berlin verkauft. Die Werkstatt im Schwarzwald, die Tierarztpraxis in Salzburg, das Familienhotel in Tirol bekommen Software, die ihre Sprache nicht spricht. Rinqo dreht das um. Auf europäischen Servern, in zehn Minuten eingerichtet, in zwanzig Sprachen. Mit Vorlagen, die aus der Branche kommen.
Zuletzt aktualisiert: 2026-05-09
Quellen
Kanal-Tiefe
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