Hotels verlieren 15-18 Prozent vom Zimmerpreis an OTA-Provisionen, während direkte Anrufe zur Mittagszeit oder nach 19 Uhr in der Voicemail landen. Dein Agent geht direkt dran, prüft Verfügbarkeiten in Apaleo, protel oder Mews, nimmt Buchungen mit Zahlungsfreigabe und beantwortet Standard-Fragen.
von Sven Pflüger · Gründer & CEO, Rinqo·Zuletzt aktualisiert:
Hinweis nach EU AI Act Artikel 50:Beim ersten Klingeln sagt der Agent klar: Du sprichst mit einer KI. Auf Wunsch verbindet er dich sofort mit einem Menschen.So gehen wir mit KI um
Was macht der KI-Telefonassistent für Hotels?
Der KI-Telefonassistent für Hotels nimmt Reservierungs-Anrufe rund um die Uhr entgegen, prüft Verfügbarkeiten in Apaleo, protel oder Mews, nimmt Buchungen mit PCI-DSS-konformer Zahlungs-Tokenization entgegen und beantwortet Gäste-Fragen zu Frühstück, Parkplatz und Check-in, ab 99 € netto pro Monat.
EU-Sovereign · DSGVO · AI Act
Made in Germany. Auf europäischen Servern. Vor dem AI Act sicher.
DSGVO-konform auf EU-Servern
Alle Anrufe, Transkripte und Wissensdaten verarbeiten wir verschlüsselt auf Hetzner Cloud in Falkenstein und Nürnberg, kein US-Cloud-Act-Exposure, kein Drittland-Transfer. Auftragsverarbeitungs-Vertrag liegt vor.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland – ISO 27001:2022 zertifiziert (Falkenstein, Nürnberg)
LLM-Inferenz: Microsoft Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland, Sweden Central, EU Data Boundary) als Single-AI-Backbone – OVHcloud als opt-in Pure-EU-Failover
Sprachverarbeitung: Deepgram im EU-Setup + KugelAudio (deutsches Unternehmen, EU-gehostet)
Lösch-Automatik nach 30/90 Tagen, konfigurierbar pro Org
AI Act Art. 50, vor dem 02.08.2026 umgesetzt
Ab dem 02. August 2026 müssen KI-Systeme jedem Endnutzer am Gesprächsbeginn offenlegen, dass sie KI-basiert sind. Rinqo macht das überall zur Default-Einstellung, bevor die Frist scharf wird, nicht erst danach.
Voice: Pflicht-Ansage als ersten Audio-Frame, vor jeder Antwort
Chat/E-Mail: KI-Kennzeichnung in Footer und Subject
Synthetisches Audio wird nach Code-of-Practice (Juni 2026) maschinenlesbar markiert
Bußgeld bei Verstoß: bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz (höherer Wert)
Quellen: DSGVO Art. 28 + 32 (Auftragsverarbeitung + Sicherheit) · EU AI Act Verordnung 2024/1689 · BfDI-Datenschutz-Leitlinien.
Warum Hotels einen KI-Agenten brauchen.
DEHOGA zählt 33.000 Beherbergungsbetriebe in Deutschland. Ein 30-80-Zimmer-Privathotel bekommt 40-90 Anrufe pro Tag, mit Peaks 9-11 Uhr und 16-19 Uhr, also genau im Schichtwechsel. HOTREC weist 24-34 Prozent Direktbuchungs-Quote in Europa aus, jeder verpasste Anruf wandert an Booking.com (15-18 Prozent Provision). 35 Prozent der Anrufe sind Reservierungen, 30 Prozent Service-Fragen (Frühstück, Parkplatz, Check-in), 20 Prozent Buchungs-Änderungen. Ein KI-Agent fängt genau die Voicemail-Verluste ab und macht aus ihnen Direkt-Buchungen.
Mittag- und Abend-Anrufe landen häufig in der Voicemail
OTA-Provisionen fressen 15-18 Prozent vom Zimmerpreis
Frühstück, Parkplatz, Haustiere – dieselben Fragen 30× pro Tag
Internationale Gäste rufen in 5 Sprachen an, das Frontdesk spricht 2
So funktioniert der Telefon-Agent für Hotels.
Dein Agent nimmt nach maximal einem Klingeln ab, in 20+ Sprachen, ohne IVR-Menü. Bei Reservierung prüft er Verfügbarkeit in Apaleo, protel oder Mews, hält das Zimmer 5 Minuten, nimmt Kreditkarten-Daten via Tokenization (Stripe, Adyen) entgegen und schreibt die Buchung mit Zahlungsfreigabe ins PMS. Standard-Fragen zu Frühstück (Buffet/à la carte/Zeiten), Parkplatz, Haustiere oder Check-in beantwortet er aus deiner Hausordnung-PDF. Beschwerden, Reklamationen oder Gruppen ab 8 Personen werden eskaliert.
Mehrsprachiger Service (DE/EN/FR/IT/ES/NL Standard)
Funktionen des Telefon-Agent
Beantwortet häufige Fragen automatisch
Bucht Termine direkt in deinen Kalender
Qualifiziert Anfragen und erfasst Kontaktdaten
Leitet komplexe Fälle an dein Team weiter
Spricht 20+ Sprachen
Lernt aus deiner Website und deinen Dokumenten
Ehrliche Antworten auf echte Bedenken.
Die vier Fragen, die uns jede Praxis vor dem Start stellt.
Kann der Agent Kreditkarten-Daten entgegennehmen?
Ja, über PCI-DSS-konforme Tokenization. Der Agent leitet die Karten-Eingabe an Stripe oder Adyen weiter; Rinqo selbst sieht nur den Token, nie die Kartennummer. PCI-Anforderungen bleiben beim Provider.
Wie geht der Agent mit Stornierungen und Refunds um?
Stornierungen werden mit deiner hinterlegten Stornierungs-Richtlinie geprüft (z.B. kostenfrei bis 18 Uhr Vortag), bei Storno innerhalb der Frist im PMS markiert. Refund-Anfragen werden an die Rezeptionsleitung eskaliert.
Was, wenn das Frontdesk-Team einen Anruf übernehmen will?
Soft-Transfer jederzeit möglich. Der Agent leitet Live-Calls an die Rezeption durch (mit Transkript-Übergabe). Das Team sieht alle laufenden Conversations im Dashboard.
Häufige Fragen zum Telefon-Agent für deine Branche Hotels.
Apaleo (offizielle Marketplace-App), Mews (REST-API mit OAuth) und protel (Webhook) werden direkt unterstützt. Andere PMS wie Sihot oder Oracle Opera per Webhook plus Mapping-Layer, Setup ca. 30 Minuten.
Standard 20+ Sprachen, mit nativem Sprachwechsel mid-call. Stark gefragt: DE, EN, FR, IT, ES, NL, RU, AR. Der Agent erkennt die Sprache automatisch und antwortet entsprechend.
Beschwerden werden an die Rezeptionsleitung eskaliert (Direkt-Durchstellung oder E-Mail mit Transkript). Du definierst Eskalations-Trigger: Reklamationen, Refunds, Wedding-Anfragen, Gruppen ab 8 Personen.
Multi-Channel für deine Branche
Rinqo für Hotels, alle Kanäle
Telefon, Chat und E-Mail aus einer Plattform: Business-Case, ROI, DSGVO und Integrationen.
Sven baut Rinqo aus einer einfachen Beobachtung: Die meisten KI-Tools werden in San Francisco entwickelt und in Berlin verkauft. Die Werkstatt im Schwarzwald, die Tierarztpraxis in Salzburg, das Familienhotel in Tirol bekommen Software, die ihre Sprache nicht spricht. Rinqo dreht das um. Auf europäischen Servern, in zehn Minuten eingerichtet, in zwanzig Sprachen. Mit Vorlagen, die aus der Branche kommen.
