Ambulante Pflegedienste haben ständig Anfragen, von Angehörigen, Pflegekassen, Hausarztpraxen. Dein Agent nimmt sie alle an, qualifiziert nach Pflegegrad und Versorgungs-Wunsch und bucht das Erstgespräch.
von Sven Pflüger · Gründer & CEO, Rinqo·Zuletzt aktualisiert:
Hinweis nach EU AI Act Artikel 50:Beim ersten Klingeln sagt der Agent klar: Du sprichst mit einer KI. Auf Wunsch verbindet er dich sofort mit einem Menschen.So gehen wir mit KI um
Was macht der KI-Telefonassistent für Pflegedienste?
Der KI-Telefonassistent für ambulante Pflegedienste nimmt Anfragen von Angehörigen, Pflegekassen und Hausarztpraxen an, klärt Pflegegrad und Versorgungs-Umfang und bucht das Erstgespräch oder den Beratungs-Termin nach SGB XI § 37.3, ab 99 € netto pro Monat.
EU-Sovereign · DSGVO · AI Act
Made in Germany. Auf europäischen Servern. Vor dem AI Act sicher.
DSGVO-konform auf EU-Servern
Alle Anrufe, Transkripte und Wissensdaten verarbeiten wir verschlüsselt auf Hetzner Cloud in Falkenstein und Nürnberg, kein US-Cloud-Act-Exposure, kein Drittland-Transfer. Auftragsverarbeitungs-Vertrag liegt vor.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland – ISO 27001:2022 zertifiziert (Falkenstein, Nürnberg)
LLM-Inferenz: Microsoft Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland, Sweden Central, EU Data Boundary) als Single-AI-Backbone – OVHcloud als opt-in Pure-EU-Failover
Sprachverarbeitung: Deepgram im EU-Setup + KugelAudio (deutsches Unternehmen, EU-gehostet)
Lösch-Automatik nach 30/90 Tagen, konfigurierbar pro Org
AI Act Art. 50, vor dem 02.08.2026 umgesetzt
Ab dem 02. August 2026 müssen KI-Systeme jedem Endnutzer am Gesprächsbeginn offenlegen, dass sie KI-basiert sind. Rinqo macht das überall zur Default-Einstellung, bevor die Frist scharf wird, nicht erst danach.
Voice: Pflicht-Ansage als ersten Audio-Frame, vor jeder Antwort
Chat/E-Mail: KI-Kennzeichnung in Footer und Subject
Synthetisches Audio wird nach Code-of-Practice (Juni 2026) maschinenlesbar markiert
Bußgeld bei Verstoß: bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz (höherer Wert)
Quellen: DSGVO Art. 28 + 32 (Auftragsverarbeitung + Sicherheit) · EU AI Act Verordnung 2024/1689 · BfDI-Datenschutz-Leitlinien.
Warum Pflegedienste einen KI-Agenten brauchen.
Ambulante Pflegedienste haben drei Gruppen von Anrufenden mit unterschiedlichen Anforderungen: Angehörige (oft im Stress, brauchen schnelle Auskunft zur Versorgungs-Möglichkeit), Pflegekassen (formelle Klärung von Leistungen nach SGB XI), Hausarztpraxen (Verordnungen, Notfälle). Anrufe kommen über den ganzen Tag verteilt, oft auch abends nach Krankenhaus-Entlassungen. Der Erstkontakt entscheidet, ob die Familie sich für deinen Pflegedienst entscheidet, viele Anrufende probieren mehrere Pflegedienste durch.
Anrufende (Angehörige vs. Pflegekassen vs. Hausarztpraxen) brauchen unterschiedliche Antworten
Pflegegrad-Klärung am Telefon kostet Zeit, qualifiziert aber den Auftrag
Krankenhaus-Entlassungen kommen oft abends, niemand kann ans Telefon
Beratungs-Besuche nach SGB XI § 37.3 müssen quartalsweise koordiniert werden
“
Wenn ein Sohn um neun Uhr abends anruft, weil seine Mutter aus dem Krankenhaus kommt und Pflege braucht, dann hilft kein 'Bitte morgen wieder anrufen'. Bis dahin hat er die Konkurrenz gefunden.
So funktioniert der Telefon-Agent für Pflegedienste.
Dein Agent klassifiziert die Anrufenden (Angehörige / Pflegekasse / Arztpraxis), klärt bei Angehörigen den Pflegegrad und Versorgungs-Umfang (Grundpflege, Behandlungspflege, Hauswirtschaft) und bucht das Erstgespräch. Bei Pflegekassen-Anfragen erfasst er die Versicherten-Daten und leitet an die zuständige Pflegedienst-Leitung weiter. Bei Arzt-Anrufen (Verordnungen, akute Versorgung) sofortige SMS-Eskalation an die Pflege-Bereitschaft.
Rinqo nimmt alle Anrufe an. Auch nachts, auch am Wochenende.
Das übernimmt dein Agent für Pflegedienste.
Klassifizierung der Anrufenden (Angehörige / Pflegekasse / Arztpraxis)
Pflegegrad und Versorgungs-Umfang erfassen
Erstgespräch oder Beratungs-Termin nach SGB XI § 37.3 buchen
Hausarzt-Verordnungen sofort an Bereitschaft eskalieren
MDK-Begutachtungs-Prozess erklären
Funktionen des Telefon-Agent
Beantwortet häufige Fragen automatisch
Bucht Termine direkt in deinen Kalender
Qualifiziert Anfragen und erfasst Kontaktdaten
Leitet komplexe Fälle an dein Team weiter
Spricht 20+ Sprachen
Lernt aus deiner Website und deinen Dokumenten
Ehrliche Antworten auf echte Bedenken.
Die vier Fragen, die uns jede Praxis vor dem Start stellt.
Pflegegrad-Klärung am Telefon, geht das wirklich?
Ja, durch strukturierte Abfrage: hat die pflegebedürftige Person schon einen Pflegegrad? Welcher? Liegt eine MDK-Begutachtung vor? Bei unklaren Fällen erklärt der Agent den Antrags-Prozess (MDK-Begutachtung, ärztliches Attest) und bucht das Beratungs-Gespräch.
Was, wenn Angehörige sehr emotional sind?
Der Agent erkennt Stimmlage und Schlüsselwörter (Mutter, gerade entlassen, kann nicht alleine sein) und eskaliert sofort an die Pflegedienst-Leitung. Strukturierte Eckdaten-Abfrage erst nach Erst-Beruhigung.
DSGVO bei Pflege-Daten, wie ist das geregelt?
Pflege-Daten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Rinqo läuft auf Hetzner DE, EU-LLMs, AVV automatisch. Der Agent erfasst minimale Daten (Pflegegrad, Versorgungs-Wunsch) und eskaliert für Detail-Daten an dich.
Häufige Fragen zum Telefon-Agent für deine Branche Pflegedienste.
Nein. Tour-Planung ist Pflegedienst-Leitungs-Aufgabe (Skill-Mix, Routen-Optimierung). Der Agent koordiniert nur Erstgespräche und Beratungs-Besuche.
Bei Notfällen (Sturz, akute Verschlechterung) eskaliert der Agent sofort per SMS an die Bereitschafts-Pflegedienst-Leitung. Standard-Routine: Anrufende werden gebeten, bei akuter Lebensgefahr 112 zu rufen.
Erkennt Verwirrtheit oder Wiederholungen und eskaliert sanft, bittet darum, Angehörige ans Telefon zu holen, oder ruft den hinterlegten Notfall-Kontakt an. Würdevoll, ohne Diagnose.
Sven baut Rinqo aus einer einfachen Beobachtung: Die meisten KI-Tools werden in San Francisco entwickelt und in Berlin verkauft. Die Werkstatt im Schwarzwald, die Tierarztpraxis in Salzburg, das Familienhotel in Tirol bekommen Software, die ihre Sprache nicht spricht. Rinqo dreht das um. Auf europäischen Servern, in zehn Minuten eingerichtet, in zwanzig Sprachen. Mit Vorlagen, die aus der Branche kommen.
