Mandantenanfragen zu Fristen, Unterlagen, Terminen. Dein Agent gibt Auskunft.
Mandantinnen und Mandanten fragen nach Fristen, benötigten Unterlagen oder Besprechungsterminen. Dein Agent beantwortet Standard-Fragen, bucht Termine und nimmt Rückrufwünsche auf. Dein Team konzentriert sich auf die Fälle.
von Sven Pflüger · Gründer & CEO, Rinqo·Zuletzt aktualisiert:
Hinweis nach EU AI Act Artikel 50:Beim ersten Klingeln sagt der Agent klar: Du sprichst mit einer KI. Auf Wunsch verbindet er dich sofort mit einem Menschen.So gehen wir mit KI um
Was macht der KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien?
Der KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien beantwortet allgemeine Mandantenfragen zu Abgabefristen, benötigten Unterlagen und Terminen, bucht Besprechungen in Kalender-Tools wie Cal.com und erfasst Rückrufwünsche strukturiert, individuelle Steuerberatung bleibt ausschließlich der Berufsträgerschaft vorbehalten. Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG bleibt gewahrt, alle Daten verschlüsselt auf EU-Servern.
EU-Sovereign · DSGVO · AI Act
Made in Germany. Auf europäischen Servern. Vor dem AI Act sicher.
DSGVO-konform auf EU-Servern
Alle Anrufe, Transkripte und Wissensdaten verarbeiten wir verschlüsselt auf Hetzner Cloud in Falkenstein und Nürnberg, kein US-Cloud-Act-Exposure, kein Drittland-Transfer. Auftragsverarbeitungs-Vertrag liegt vor.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland – ISO 27001:2022 zertifiziert (Falkenstein, Nürnberg)
LLM-Inferenz: Microsoft Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland, Sweden Central, EU Data Boundary) als Single-AI-Backbone – OVHcloud als opt-in Pure-EU-Failover
Sprachverarbeitung: Deepgram im EU-Setup + KugelAudio (deutsches Unternehmen, EU-gehostet)
Lösch-Automatik nach 30/90 Tagen, konfigurierbar pro Org
AI Act Art. 50, vor dem 02.08.2026 umgesetzt
Ab dem 02. August 2026 müssen KI-Systeme jedem Endnutzer am Gesprächsbeginn offenlegen, dass sie KI-basiert sind. Rinqo macht das überall zur Default-Einstellung, bevor die Frist scharf wird, nicht erst danach.
Voice: Pflicht-Ansage als ersten Audio-Frame, vor jeder Antwort
Chat/E-Mail: KI-Kennzeichnung in Footer und Subject
Synthetisches Audio wird nach Code-of-Practice (Juni 2026) maschinenlesbar markiert
Bußgeld bei Verstoß: bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz (höherer Wert)
Quellen: DSGVO Art. 28 + 32 (Auftragsverarbeitung + Sicherheit) · EU AI Act Verordnung 2024/1689 · BfDI-Datenschutz-Leitlinien.
Warum Steuerkanzleien einen KI-Agenten brauchen.
Steuerberatungskanzleien haben saisonale Spitzen: Vor Abgabefristen klingelt das Telefon ununterbrochen. Die Mandantschaft will wissen, welche Unterlagen sie braucht, wann die Frist abläuft oder wann ihr Bescheid fertig ist. Die Sachbearbeitung sitzt an komplexen Steuererklärungen und kann nicht ständig ans Telefon.
Vor Abgabefristen (31. Juli, 28. Februar) explodiert das Anrufvolumen
Die Mandantschaft stellt wiederholt dieselben Fragen zu Fristen und Unterlagen
Die Sachbearbeitung verliert Konzentration durch ständige Unterbrechungen
Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG erlaubt keine Auslagerung ins Ausland
“
In den zwei Wochen vor der Fristverlängerung bearbeiten wir nichts mehr, wir nehmen nur noch Anrufe entgegen. Und trotzdem verpassen wir jeden dritten.
So funktioniert der Telefon-Agent für Steuerkanzleien.
Dein Agent beantwortet Fragen zu aktuellen Fristen, benötigten Unterlagen und dem Status von Steuererklärungen. Er bucht Besprechungstermine und nimmt Rückrufwünsche auf. Komplexe steuerliche Fragen werden an die zuständige Sachbearbeitung weitergeleitet.
Rinqo nimmt alle Anrufe an. Auch nachts, auch am Wochenende.
Warum Rinqo für Steuerkanzleien, drei harte Fakten zu StBerG, DSGVO und Frist-Spitzenlast.
Eine Steuerkanzlei wählt ein Telefonsystem nicht nach UX, sondern nach drei Linien: berufliche Verschwiegenheit nach § 57 StBerG, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und ob das System die saisonalen Spitzen vor 31. Juli und 28. Februar überhaupt aushält. Wer in DACH eine KI-Telefonassistenz für die Kanzlei einsetzt, muss diese drei Anforderungen vollständig erfüllen, sonst riskiert die Kanzlei berufsrechtliche Beanstandung durch die Steuerberaterkammer und DSGVO-Bußgelder bis 4 Prozent Weltjahresumsatz.
§ 57 StBerG + Art. 28 DSGVO
Verschwiegenheit nach Steuerberatungsgesetz bleibt gewahrt, vertraglich und technisch.
Rinqo läuft als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Hetzner-Servern in Falkenstein und Nürnberg. Der AVV ist standardmäßig Teil jedes Tarifs und automatisch elektronisch signierbar, die Kanzlei dokumentiert die Auslagerung StBerG-konform. Mandantenanrufe werden Ende-zu-Ende verschlüsselt, Mandanten-Daten verlassen das EU-Hetzner-VLAN nicht. Keine US-Cloud, kein CLOUD-Act-Exposure. Die Bundessteuerberaterkammer hat 2024 Klarstellung publiziert: Auslagerung von Sekretariats-Aufgaben an EU-Auftragsverarbeiter mit AVV ist nach § 57 StBerG zulässig, Rinqo erfüllt diese Anforderungen out-of-the-box.
Vor dem 31. Juli explodiert das Anrufvolumen 3x, der Agent skaliert mit.
Steuerkanzleien haben zwei harte Spitzen pro Jahr: die zwei Wochen vor 31. Juli (Einkommensteuer) und 28. Februar (Lohnsteuer-Anmeldung) bringen laut BStBK-Statistik 2024 ein 3x höheres Anrufvolumen. Mit menschlichem Sekretariat heißt das: entweder über Wochen Überstunden oder Mandantenanfragen rutschen in die Mailbox. Rinqo skaliert parallel, egal ob 50 oder 500 Anrufe pro Tag eingehen, jeder wird beantwortet. 80 Prozent der Anfragen vor Fristen sind Routine: Welche Unterlagen brauche ich? Wann läuft die Verlängerungsfrist? Wann ist mein Bescheid da? Diese werden vom Agent autonom beantwortet, die Sachbearbeitung sieht nur die Mandanten-spezifischen Eskalationen.
BStBK-Statistik 2024 · 80 Prozent Routine-Auto-Beantwortung · Skaliert auf 500+ Anrufe/Tag
AI Act Art. 50 (gilt ab 02.08.2026)
Transparenzpflicht erfüllt, bevor die Mandantschaft fragt.
Ab 02. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, dass die Mandantschaft am Telefon klar erfährt, dass sie mit einer KI spricht. Bei Steuerkanzleien doppelt heikel: Mandantinnen und Mandanten erwarten Berufsträger-Sorgfalt, ein nicht-deklarierter KI-Einsatz wird als Vertrauensbruch wahrgenommen. Rinqo macht die Disclosure standardmäßig zu Beginn jedes Anrufs ("Hier spricht die digitale Assistenz von Steuerkanzlei Müller, ich bin eine KI"). Wortwahl ist editierbar, Disclosure selbst ist nicht abschaltbar. Bußgelder bei Verstoß: bis 15 Mio. Euro oder 3 Prozent des Weltjahresumsatzes (jeweils der höhere Wert). Transparenz schafft Vertrauen, Mandantinnen und Mandanten wissen, womit sie es zu tun haben, und akzeptieren KI-Assistenz erfahrungsgemäß gut, wenn sie offen kommuniziert wird.
Audio-Disclosure pro Call · Wortwahl editierbar · Bußgeld-Schutz bis 15 Mio. €
Rinqo vs. klassische Lösungen für Steuerkanzleien.
Steuerkanzleien vergleichen drei Optionen: ein Vollzeit-Sekretariat, einen externen Telefonservice mit Pro-Anruf-Abrechnung, oder den Anrufbeantworter. Hier die ehrliche Übersicht.
Merkmal
Rinqo
ab 99 € netto/Mo
Vollzeit-Sekretariat
intern
Externer Telefonservice
Abrechnung pro Anruf
Anrufbeantworter
Klassisch
Frist-Spitzenlast (3x Volumen) abfangen
Skaliert parallel auf 500+/Tag
Personal-Engpass
Pro-Anruf-Kosten explodieren
StBerG-§57-konform (Verschwiegenheit)
AVV inkl., BStBK-konform
Berufsträger-Aufsicht
AVV mit Sekretariats-Vertrag
Lokal
Monatskosten bei 65 Anrufen/Woche
99-349 € Flat
3.500-4.500 € brutto
400-800 € Pro-Anruf
0 €
AI-Act-Art-50-Disclosure
Automatisch & editierbar
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Mandanten-Triage strukturiert
Anliegen + Dringlichkeit
Manuell
Generisches Skript
Vollzeit-Sekretariat liefert Berufsträger-Aufsicht, kostet aber Faktor 30+ mehr und kapituliert vor Frist-Spitzen. Externe Telefonservices schlucken Spitzen, aber Pro-Anruf-Kosten explodieren mit Volumen. Anrufbeantworter ist Conversion-Killer. Rinqo ist die Lösung für Kanzleien mit saisonal schwankendem Volumen, BStBK-Compliance-Pflicht und kalkulierbarem Flat-Pricing-Wunsch.
Das übernimmt dein Agent für Steuerkanzleien.
Fristenauskunft
Benötigte Unterlagen kommunizieren
Terminbuchung
Rückrufwünsche aufnehmen
Erreichbarkeiten kommunizieren
Funktionen des Telefon-Agent
Beantwortet häufige Fragen automatisch
Bucht Termine direkt in deinen Kalender
Qualifiziert Anfragen und erfasst Kontaktdaten
Leitet komplexe Fälle an dein Team weiter
Spricht 20+ Sprachen
Lernt aus deiner Website und deinen Dokumenten
Ehrliche Antworten auf echte Bedenken.
Die vier Fragen, die uns jede Praxis vor dem Start stellt.
Darf der Agent überhaupt mit der Mandantschaft sprechen? Verschwiegenheitspflicht?
Ja, solange die Datenverarbeitung den Berufspflichten nach § 57 StBerG entspricht. Rinqo läuft auf EU-Servern, verarbeitet Daten im Auftrag nach Art. 28 DSGVO und gibt keine mandantenbezogenen Inhalte an Dritte weiter.
Was ist, wenn der Agent falsche steuerliche Auskunft gibt?
Der Agent gibt keine steuerliche Beratung, nur allgemeine Informationen, die du selbst als "auskunftsfähig" markiert hast. Jede individuelle Frage wird an die Kanzlei weitergeleitet.
Können wir Gesprächsprotokolle in die Mandatsakte übernehmen?
Ja. Jedes Gespräch wird als Transkript und Zusammenfassung exportiert. Die Ablage in deiner Kanzlei-Software (DATEV, Addison, etc.) erfolgt manuell oder per Webhook.
Häufige Fragen zum Telefon-Agent für deine Branche Steuerkanzleien.
Der Agent beantwortet allgemeine Fragen zu Fristen, Unterlagen und Abläufen. Individuelle steuerliche Beratung wird an die zuständige Sachbearbeitung weitergeleitet. Es handelt sich nicht um Steuerberatung.
Du pflegst die Fristen in der Wissensdatenbank. Bei Änderungen aktualisierst du einmal, der Agent antwortet sofort richtig.
Ja. Die Logik ist dieselbe: Fragen zu Fristen, Unterlagen und Terminen beantworten. Du passt die Wissensdatenbank an dein Angebot an.
Multi-Channel für deine Branche
Rinqo für Steuerkanzleien, alle Kanäle
Telefon, Chat und E-Mail aus einer Plattform: Business-Case, ROI, DSGVO und Integrationen.
Sven baut Rinqo aus einer einfachen Beobachtung: Die meisten KI-Tools werden in San Francisco entwickelt und in Berlin verkauft. Die Werkstatt im Schwarzwald, die Tierarztpraxis in Salzburg, das Familienhotel in Tirol bekommen Software, die ihre Sprache nicht spricht. Rinqo dreht das um. Auf europäischen Servern, in zehn Minuten eingerichtet, in zwanzig Sprachen. Mit Vorlagen, die aus der Branche kommen.
