Dein Praxistelefon antwortet. Auch wenn das Wartezimmer voll ist.
Patientinnen und Patienten rufen an, die Sprechstundenhilfe ist im Gespräch. Dein Agent nimmt den Anruf an, beantwortet Fragen zu Sprechzeiten, Rezepten und Überweisungen und bucht Termine. Bei Notfällen wird sofort an die Praxis weitergeleitet.
von Sven Pflüger · Gründer & CEO, Rinqo·Zuletzt aktualisiert:
Hinweis nach EU AI Act Artikel 50:Beim ersten Klingeln sagt der Agent klar: Du sprichst mit einer KI. Auf Wunsch verbindet er dich sofort mit einem Menschen.So gehen wir mit KI um
Was macht der KI-Telefonassistent für Arztpraxen?
Der KI-Telefonassistent für Arztpraxen nimmt alle eingehenden Anrufe an, beantwortet Fragen zu Sprechzeiten, Anfahrt, Rezepten und Überweisungen, bucht Termine über Kalender-Integrationen und erkennt Notfälle anhand von Schlüsselwörtern und Tonfall. Dringende Fälle werden sofort an die Praxis oder den Bereitschaftsdienst durchgestellt.
EU-Sovereign · DSGVO · AI Act
Made in Germany. Auf europäischen Servern. Vor dem AI Act sicher.
DSGVO-konform auf EU-Servern
Alle Anrufe, Transkripte und Wissensdaten verarbeiten wir verschlüsselt auf Hetzner Cloud in Falkenstein und Nürnberg, kein US-Cloud-Act-Exposure, kein Drittland-Transfer. Auftragsverarbeitungs-Vertrag liegt vor.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland – ISO 27001:2022 zertifiziert (Falkenstein, Nürnberg)
LLM-Inferenz: Microsoft Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland, Sweden Central, EU Data Boundary) als Single-AI-Backbone – OVHcloud als opt-in Pure-EU-Failover
Sprachverarbeitung: Deepgram im EU-Setup + KugelAudio (deutsches Unternehmen, EU-gehostet)
Lösch-Automatik nach 30/90 Tagen, konfigurierbar pro Org
AI Act Art. 50, vor dem 02.08.2026 umgesetzt
Ab dem 02. August 2026 müssen KI-Systeme jedem Endnutzer am Gesprächsbeginn offenlegen, dass sie KI-basiert sind. Rinqo macht das überall zur Default-Einstellung, bevor die Frist scharf wird, nicht erst danach.
Voice: Pflicht-Ansage als ersten Audio-Frame, vor jeder Antwort
Chat/E-Mail: KI-Kennzeichnung in Footer und Subject
Synthetisches Audio wird nach Code-of-Practice (Juni 2026) maschinenlesbar markiert
Bußgeld bei Verstoß: bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz (höherer Wert)
Quellen: DSGVO Art. 28 + 32 (Auftragsverarbeitung + Sicherheit) · EU AI Act Verordnung 2024/1689 · BfDI-Datenschutz-Leitlinien.
Warum Arztpraxen einen KI-Agenten brauchen.
Praxismanagement-Beobachtungen aus der Branche zeigen: Eine durchschnittliche Praxis bewältigt rund 50 Anrufe pro Tag bei einer mittleren Gesprächsdauer von etwa 3,5 Minuten. Das sind annähernd drei Stunden tägliche Telefonzeit, oft auf eine bis zwei Medizinische Fachangestellte verteilt. Etwa die Hälfte aller Gespräche dreht sich um Termine. Laut KBV werden gleichzeitig nur rund 20 Prozent der Termine online gebucht – der Rest läuft weiterhin über das Telefon. Der Peak liegt am Montagmorgen und nach Feiertagen: dann kommen Terminwünsche, Rezeptanfragen und akute Beschwerden parallel rein. Wer in die Warteschleife rutscht, legt auf und ruft bei der nächsten Praxis an, oder landet im Notdienst, der den Engpass verstärkt. Das ist kein Personalproblem, sondern ein strukturelles Spitzenlastproblem, und genau das löst ein KI-Telefonassistent, der parallel skaliert, nie auflegt und auch montags um 8:15 Uhr noch ansprechbar ist.
Patientinnen und Patienten hängen in der Warteschleife und legen auf
Die Sprechstundenhilfe ist gleichzeitig am Empfang und am Telefon
Nach Feierabend und am Wochenende ist niemand erreichbar
Routine-Rezeptanfragen blockieren die Leitung für echte Notfälle
“
Wenn nach den Feiertagen das Telefon klingelt, schaffen wir in den ersten zwei Stunden einfach nicht alle Patientinnen und Patienten. Die, die in die Warteschleife rutschen, sind weg.
So funktioniert der Telefon-Agent für Arztpraxen.
Dein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf innerhalb von Sekunden an, auch wenn alle Leitungen besetzt sind. Er begrüßt mit deinem Praxisnamen, hört zu, fasst das Anliegen zusammen und führt die anrufende Person strukturiert durch ihr Anliegen. Routinefragen zu Sprechzeiten, Anfahrt, Kassenzulassung und Privatleistungen beantwortet er aus deiner Wissensdatenbank. Rezeptanfragen werden mit Patientenname, Geburtsdatum, Medikament und Versicherung erfasst und landen direkt in deinem Postfach oder in deinem Praxisverwaltungssystem. Termine werden über deine Kalender-Integration (Cal.com, Google Kalender, später medatixx und CGM M1 Pro) gebucht, der Agent kennt Sprechstunden-Slots, Behandlungsdauern und blockierte Zeiten. Bei Notfall-Schlüsselwörtern wie Brustschmerz, Atemnot, starker Blutung oder Bewusstlosigkeit eskaliert er in unter drei Sekunden an die Praxisleitung oder den 116117-Bereitschaftsdienst. Nach jedem Gespräch bekommst du eine kompakte E-Mail-Zusammenfassung mit anrufender Person, Anliegen, nächstem Schritt und vollständigem Transkript für deine Dokumentation.
So klingt ein echtes Gespräch.
Zwei typische Gespräche zwischen anrufender Person und Agent, Schmerzfall und Routine-Buchung.
Akuter Schmerznotfall, Montagmorgen 8:12 Uhr
Agent
Praxis Dr. Müller, mein Name ist Lara, die digitale Praxisassistenz. Wie kann ich Ihnen helfen?
Anrufende/r
Ich brauch ganz dringend einen Termin, mir ist heut Nacht der Backenzahn rausgebrochen und das tut höllisch weh.
Agent
Das tut mir leid, das klingt wirklich unangenehm. Damit ich Sie schnell unterbringen kann: Sind Sie Stammpatientin bei uns?
Anrufende/r
Ja, seit fünf Jahren. Maria Schmidt, geboren 14.06.1978.
Agent
Vielen Dank, Frau Schmidt. Ich sehe einen Schmerznotfall-Slot heute um 10:30 Uhr und einen um 14:00 Uhr. Welcher passt besser?
Anrufende/r
10:30 wäre super.
Agent
Eingebucht. Sie bekommen gleich eine SMS-Bestätigung. Falls die Schmerzen vorher unerträglich werden, rufen Sie uns einfach wieder an, ich vermittle Sie dann direkt an die Praxisleitung. Gute Besserung.
Routine-Rezeptanfrage außerhalb der Sprechzeit, Mittwoch 19:42 Uhr
Agent
Praxis Dr. Müller, hier ist Lara. Wie kann ich helfen?
Anrufende/r
Ich brauch ein Folgerezept für mein Blutdruckmittel. Ramipril 5 Milligramm.
Agent
Mache ich gerne. Wie ist Ihr Name und Geburtsdatum?
Anrufende/r
Hans Becker, 03.11.1956. Ich krieg das schon seit zwei Jahren.
Agent
Danke, Herr Becker. Ramipril 5 Milligramm, eine Packung, soll ich Ihre Stamm-Apotheke wie üblich benachrichtigen, sobald das Rezept fertig ist, oder holen Sie es selbst in der Praxis ab?
Anrufende/r
Lassen Sie es bitte zur Apotheke schicken.
Agent
Geht klar. Die Praxis prüft das morgen früh und stellt das Rezept bis Mittag aus, dann ist es nachmittags in Ihrer Apotheke. Falls Frau Dr. Müller zu Ihnen Rücksprache braucht, ruft sie Sie unter der Nummer zurück, von der Sie gerade anrufen, ist das richtig?
Anrufende/r
Ja, passt.
Agent
Erledigt. Schönen Abend, Herr Becker.
Beispieldialog. Echter Wortlaut hängt von deiner Konfiguration und der Frage des Anrufers ab.
~50Anrufe pro Tag in einer durchschnittlichen Praxis (Praxismanagement-Beobachtung)
Rinqo nimmt alle Anrufe an. Auch nachts, auch am Wochenende.
Warum Rinqo für Arztpraxen, drei harte Fakten zu DSGVO, Souveränität und AI Act.
Patientendaten sind keine Marketing-Daten. Wer für eine Arztpraxis ein Telefonsystem mit KI auswählt, prüft nicht Voice-Qualität als erstes, sondern, wer Zugriff auf das Gespräch bekommt, wo es gespeichert wird und ob die Praxis bei einer Datenpannen-Meldung an die Landesdatenschutzbehörde sauber dasteht. Drei Fakten, die Rinqo von US-Voice-AI-Plattformen und klassischen IVR-Lösungen technisch und juristisch trennen, und warum jede dieser Punkte für Praxen ab August 2026 nicht-verhandelbar wird.
DSGVO Art. 9 + 32
Patientendaten bleiben in Deutschland, physisch und vertraglich.
Rinqo verarbeitet alle Anrufe ausschließlich in EU-Rechenzentren: Hetzner Falkenstein und Nürnberg für App, Datenbank, Knowledge-Index und Voice-Pipeline (ISO 27001:2022 zertifiziert, Stand September 2025). Sprache-zu-Text läuft über einen Spracherkennungs-Dienst im EU-Setup oder optional über Faster-Whisper auf eigenem Hetzner-Server. Sprachsynthese über einen deutschen Anbieter mit Hosting in der EU – Inhalte werden nicht außerhalb der EU verarbeitet. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist standardmäßig digital signierbar und Teil jedes Tarifs. Patientenakten-Daten kommen ohnehin nicht ins System, der Agent ist Telefonassistent, nicht Anamnese-Tool. Bei einer Anfrage der Landesdatenschutzbehörde oder einer DSGVO-Auskunft steht deine Praxis sauber da.
Hetzner Falkenstein (DE), ISO 27001 · AVV Art. 28 inklusive
EU-Souveränität
Die KI-Modelle laufen auf europäischen GPUs, nicht auf US-Cloud.
Das Sprachmodell sitzt primär bei Microsoft Azure OpenAI (Microsoft Ireland, Sweden Central, EU Data Boundary, EU-Region) mit automatischem Fallback auf OVHcloud Roubaix als opt-in Failover. Wir nutzen kein OpenAI direkt, kein Google Gemini, kein Anthropic-US. Das passt zur aktualisierten BÄK-/KBV-Empfehlung zur ärztlichen Schweigepflicht und Datenverarbeitung (Stand Oktober 2025), die bei externer Datenverarbeitung explizit EU-Server fordert. Gleichzeitig sind wir auf die nächsten EU-KI-Verordnungs-Stufen vorbereitet: Schulungspflicht nach Art. 4 läuft seit Februar 2025, Betreiberpflichten für hochrisikorelevante Gesundheits-KI nach Art. 26 greifen ab 2. August 2026 (Annex III) bzw. 2. August 2027 (MDR-Pfad). Skalierung Phase 4: vollständig self-hosted auf eigenen Hetzner-GPU-Knoten ab ca. 1.000 Kundinnen und Kunden, dann verlässt kein einziger Anruf das Rinqo-Hetzner-VLAN.
Microsoft Azure OpenAI (Microsoft Ireland, Sweden Central) + opt-in failover providers (EU-Fallback) · keine US-LLMs
AI Act Art. 50 (gilt ab 02.08.2026)
Transparenzpflicht erfüllt, bevor sie Pflicht wird.
Ab 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung von jeder Praxis, die einen KI-gestützten Telefonassistenten einsetzt, dass die anrufende Person erkennen kann, mit einer KI zu sprechen. Rinqo erledigt das automatisch: jeder ausgehende Anruf-Strang beginnt mit einer hörbaren Hinweis-Zeile (Beispiel: „Hier ist die digitale Praxisassistenz von Dr. Müller, ich bin eine KI."), die Wortwahl ist Customer-Voice-konform editierbar. Auf der Marketing-Seite zeigen wir den Hinweis als Disclosure-Strip oberhalb der ersten Demo. Das ist kein Compliance-Theater, sondern eine Vertrauens-Zeile: gelebte Transparenz wird in der Praxis-Realität als Pluspunkt wahrgenommen, Patientinnen und Patienten geben dem System die Chance, weil sie wissen womit sie es zu tun haben.
Audio-Disclosure pro Call · Sichtbarer Hinweis im Marketing · Editierbar nach Brand-Voice
Rinqo vs. klassische Lösungen für Arztpraxen.
Die meisten Praxen vergleichen heute drei Optionen: ein klassisches IVR-Menü vom DE-Telefonanbieter, eine US-Voice-AI-Plattform mit deutschem Sprachmodell, oder schlicht den Anrufbeantworter. Hier die ehrliche Übersicht.
Merkmal
Rinqo
ab 99 € netto/Mo
DE-IVR
klassische Telefonanlage
US-Voice-AI
internationale Anbieter
Anrufbeantworter
Klassisch
Anrufe individuell beantworten
Freier Dialog, KI
Nur Menü-Auswahl
Freier Dialog, KI
Nur Aufzeichnung
DSGVO + EU-Rechenzentrum
Hetzner DE, AVV inkl.
DE-Provider
US-Cloud, CLOUD Act
Lokal
AI Act Art. 50 Disclosure
Automatisch & editierbar
,
Manuell zu konfigurieren
,
Termin-Buchung in Kalender
Cal.com, Google, PVS
Custom-Setup nötig
Notfall-Triage + 116117
Schlüsselwort + Tonfall
Per Tasten-Routing
20+ Sprachen ohne Aufpreis
DE + EN
Einrichtungszeit
10 Minuten
1–2 Werktage
0,5–2 Wochen
5 Minuten
Monatlicher Preis (Praxis Ø 220 Anrufe/Wo)
99–349 €
29–79 €
150–500 € + Setup
0–10 €
Wer anruft, fühlt sich gehört
Echter Dialog
Frustriert in Menüs
Hängt auf
Klassische IVR-Lösungen sind günstig, scheitern aber am ersten Sprung („Drücken Sie die 3 für Rezepte") und produzieren Frustration statt Termine. US-Voice-AI-Plattformen liefern Dialog-Qualität, scheitern aber am DSGVO-Stresstest und an der AI-Act-Compliance ab August 2026. Anrufbeantworter sind faktisch unbeantwortete Anrufe. Rinqo ist die einzige Option, die Dialog-Qualität, EU-Souveränität und Kalender-Integration zusammenbringt, und das zu einem Preis, der unter einer halben MFA-Stelle liegt.
Das übernimmt dein Agent für Arztpraxen.
Sprechzeiten und Anfahrt
Terminbuchung und Absagen
Rezeptanfragen
Überweisungen
Notfall-Weiterleitung
Kassenfragen und Zuzahlungen
Funktionen des Telefon-Agent
Beantwortet häufige Fragen automatisch
Bucht Termine direkt in deinen Kalender
Qualifiziert Anfragen und erfasst Kontaktdaten
Leitet komplexe Fälle an dein Team weiter
Spricht 20+ Sprachen
Lernt aus deiner Website und deinen Dokumenten
Ehrliche Antworten auf echte Bedenken.
Die vier Fragen, die uns jede Praxis vor dem Start stellt.
Kann der Agent wirklich einen Notfall erkennen?
Der Agent hört auf Schlüsselwörter wie Brustschmerz, Atemnot, Bewusstlosigkeit und auf die Stimmlage. Bei Verdacht wird der Anruf sofort an deine Praxisleitung oder den 116117-Notdienst durchgestellt. Die Triage ist bewusst konservativ, im Zweifel eskaliert der Agent.
Was passiert mit Patientendaten?
Alle Transkripte laufen verschlüsselt auf EU-Servern (Hetzner Deutschland) und werden nach konfigurierbarer Frist (Standard 30 Tage) gelöscht. Rinqo ist DSGVO-konform, ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor. Diagnosen oder Befunde werden nicht abgefragt, der Agent ist Telefonassistent, nicht Anamnese-Tool.
Funktioniert das mit meinem Praxisverwaltungssystem?
Der Agent bucht Termine über Kalender-Integrationen (Cal.com, Google Kalender). Direkte Anbindungen an PVS-Systeme wie medatixx, T2med oder CGM sind in Vorbereitung. Bis dahin synchronisierst du deinen PVS-Kalender einmal mit Google Kalender, das ist in jeder Praxis in 15 Minuten eingerichtet.
Was, wenn der Agent eine Frage nicht beantworten kann?
Er sagt das ehrlich, erfasst das Anliegen strukturiert und bietet einen Rückruf durch dein Praxisteam an. Du siehst alle offenen Punkte sofort im Dashboard und kannst die Wissensdatenbank in einer Minute ergänzen, beim nächsten Mal kann der Agent die Frage beantworten.
Häufige Fragen zum Telefon-Agent für deine Branche Arztpraxen.
Ja. Dein Agent erkennt anhand von Schlüsselwörtern und Tonfall, ob ein Notfall vorliegt. In diesem Fall wird der Anruf sofort an die Praxis oder den Bereitschaftsdienst weitergeleitet. Die Triage ist bewusst konservativ, im Zweifel eskaliert der Agent.
Rinqo arbeitet über eine Telefonnummer, die du deiner Praxis zuweist. Termine können über Kalender-Integrationen synchronisiert werden. Direkte Anbindungen an medatixx, T2med und CGM M1 Pro sind in Vorbereitung. Bis dahin synchronisierst du deinen PVS-Kalender einmal mit Google Kalender, das ist in jeder Praxis in 15 Minuten eingerichtet.
Dein Agent ist 24/7 erreichbar. Er beantwortet Fragen, nimmt Terminwünsche auf und verweist bei Notfällen auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst (116117) oder bei lebensbedrohlichen Lagen direkt auf 112.
Etwa 10 Minuten. Du buchst deine Praxis-Telefonnummer (oder portierst die bestehende), lädst deine Praxis-Website und Sprechzeiten in die Wissensdatenbank, definierst Notfall-Schlüsselwörter und Eskalationsziele. Beim ersten Anruf wird der Agent sofort getestet, du kannst Korrekturen jederzeit live einspielen.
Ja. Du kannst den Agent als Auffang-Lösung für Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten konfigurieren, oder als Parallelschaltung für besetzte Leitungen während der Sprechzeit. Beides ist in den Erreichbarkeits-Regeln frei definierbar.
Der Agent kennt deinen Versicherungsumgang aus der Wissensdatenbank: welche Kassen du behandelst, ob du privat abrechnest, ob IGeL-Leistungen angeboten werden und in welchem Preisrahmen. Privatversicherte bekommen die Information, die sie brauchen, ohne dass dein Team den Anruf annehmen muss.
Starter-Plan ab 99 € netto pro Monat (500 Credits, ca. 500 Telefonminuten). Mittlere Praxen mit 220 Anrufen pro Woche und Ø 2,5 Min Gesprächsdauer fahren typischerweise mit dem Pro-Plan (349 € netto, 2.000 Credits). Eine zusätzliche Praxisnummer kostet 5 € pro Monat plus 9 € einmalige Einrichtung. Keine Kreditkarte für den Start nötig.
Der ärztliche Bereitschaftsdienst (116117) ist außerhalb der Sprechzeiten zuständig für nicht-lebensbedrohliche akute Beschwerden. Der Agent erkennt diese Anliegen anhand von Schlüsselwörtern und Tageszeit (außerhalb deiner Sprechzeiten) und verweist freundlich an 116117 oder bei Lebensgefahr direkt an 112. Für deinen Patientenstamm kann der Agent zusätzlich so konfiguriert werden, dass er bei akuten Anliegen direkt an die Praxisleitung oder Bereitschafts-Vertretung durchstellt, abhängig von deinen Erreichbarkeits-Regeln.
Multi-Channel für deine Branche
Rinqo für Arztpraxen, alle Kanäle
Telefon, Chat und E-Mail aus einer Plattform: Business-Case, ROI, DSGVO und Integrationen.
Sven baut Rinqo aus einer einfachen Beobachtung: Die meisten KI-Tools werden in San Francisco entwickelt und in Berlin verkauft. Die Werkstatt im Schwarzwald, die Tierarztpraxis in Salzburg, das Familienhotel in Tirol bekommen Software, die ihre Sprache nicht spricht. Rinqo dreht das um. Auf europäischen Servern, in zehn Minuten eingerichtet, in zwanzig Sprachen. Mit Vorlagen, die aus der Branche kommen.
