Physiotherapie-Praxen leben von Verordnungen und Folgeterminen, nicht von Walk-Ins. Dein KI-Telefonassistent erfasst Verordnungs-Daten (Diagnose, Heilmittel, Einheiten), bucht Termin-Serien mit korrekten Abständen und ordnet Patientinnen und Patienten den passenden Fachkräften nach Spezialisierung zu (CMD, MLD, Skoliose-Therapie, Beckenboden).
von Sven Pflüger · Gründer & CEO, Rinqo·Zuletzt aktualisiert:
Hinweis nach EU AI Act Artikel 50:Beim ersten Klingeln sagt der Agent klar: Du sprichst mit einer KI. Auf Wunsch verbindet er dich sofort mit einem Menschen.So gehen wir mit KI um
Was macht der KI-Telefonassistent für Physiotherapie-Praxen?
Der KI-Telefonassistent für Physiotherapie-Praxen erfasst Verordnungs-Daten (Diagnose, Heilmittel-Code KG/MT/MLD, Einheitenzahl, verordnende Praxis), prüft Therapeutinnen und Therapeuten mit der passenden Spezialisierung, schlägt Serien-Optionen mit korrekten Abständen vor (z.B. 2× pro Woche Mo+Do, je 30 Min.) und bucht alle Einheiten in einem Rutsch, inklusive Verfalls-Hinweis innerhalb 28 Tagen.
EU-Sovereign · DSGVO · AI Act
Made in Germany. Auf europäischen Servern. Vor dem AI Act sicher.
DSGVO-konform auf EU-Servern
Alle Anrufe, Transkripte und Wissensdaten verarbeiten wir verschlüsselt auf Hetzner Cloud in Falkenstein und Nürnberg, kein US-Cloud-Act-Exposure, kein Drittland-Transfer. Auftragsverarbeitungs-Vertrag liegt vor.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland – ISO 27001:2022 zertifiziert (Falkenstein, Nürnberg)
LLM-Inferenz: Microsoft Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland, Sweden Central, EU Data Boundary) als Single-AI-Backbone – OVHcloud als opt-in Pure-EU-Failover
Sprachverarbeitung: Deepgram im EU-Setup + KugelAudio (deutsches Unternehmen, EU-gehostet)
Lösch-Automatik nach 30/90 Tagen, konfigurierbar pro Org
AI Act Art. 50, vor dem 02.08.2026 umgesetzt
Ab dem 02. August 2026 müssen KI-Systeme jedem Endnutzer am Gesprächsbeginn offenlegen, dass sie KI-basiert sind. Rinqo macht das überall zur Default-Einstellung, bevor die Frist scharf wird, nicht erst danach.
Voice: Pflicht-Ansage als ersten Audio-Frame, vor jeder Antwort
Chat/E-Mail: KI-Kennzeichnung in Footer und Subject
Synthetisches Audio wird nach Code-of-Practice (Juni 2026) maschinenlesbar markiert
Bußgeld bei Verstoß: bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz (höherer Wert)
Quellen: DSGVO Art. 28 + 32 (Auftragsverarbeitung + Sicherheit) · EU AI Act Verordnung 2024/1689 · BfDI-Datenschutz-Leitlinien.
Warum Physiotherapie-Praxen einen KI-Agenten brauchen.
Eine durchschnittliche Physiotherapie-Praxis betreut laut ZVK-Heilmittelreport 200 bis 350 aktive Verordnungen parallel und erhält 120 bis 220 Anrufe pro Woche. Patientinnen und Patienten rufen typisch nach Arzt-Termin an, mit Verordnung in der Hand und brauchen eine Termin-Serie (6 oder 10 Behandlungseinheiten) statt eines Einzeltermins. Die Praxis muss Therapeutinnen und Therapeuten mit passender Spezialisierung zuordnen, CMD-Therapie, Lymphdrainage, Skoliose-Therapie, Beckenboden, und korrekte Abstände zwischen Einheiten einhalten (typisch 2-3 Tage). Privatversicherte und Selbstzahlende haben andere Stundensätze und Beratungsbedarf. Die Verordnung verfällt 28 Tage nach Ausstellung, Patientinnen und Patienten ohne schnellen ersten Termin verlieren die Verordnung. Wer am Telefon hängt, geht zur nächsten Praxis.
Patientinnen und Patienten brauchen Serien-Buchungen, nicht Einzeltermine, manuelle Eingabe ist zeitaufwendig
Ohne Verordnungs-Vorprüfung am Telefon kommen Patientinnen und Patienten ohne gültige Verordnung in den Termin
Bestimmte Spezialisierungen (CMD, MLD, Skoliose-Therapie) lassen sich nicht bei jeder Fachkraft buchen
Selbstzahlende und Privatversicherte haben andere Stundensätze, Beratung kostet das Team Zeit
“
Wir buchen am Telefon nicht einen Termin, wir buchen sechs oder zehn. Eine Verordnung ist eine ganze Serie. Manuell dauert das ewig.
So funktioniert der Telefon-Agent für Physiotherapie-Praxen.
Dein KI-Telefonassistent erfasst die Verordnung strukturiert: Diagnose, Heilmittel-Code (KG, MT, MLD, KG-ZNS, PNF), Einheitenzahl, verordnende Praxis. Anhand des Heilmittel-Codes schlägt er Fachkräfte mit passender Spezialisierung vor. Termin-Serien werden mit korrekten Abständen geplant, 2× pro Woche Mo+Do oder Di+Fr, je 30 Min. Bei Verordnungs-Verfall innerhalb 28 Tagen weist er auf den Spätbeginn-Hinweis nach Mittlerer Vereinbarung hin. Selbstzahler-Tarife und Privatleistungen kommuniziert er transparent. Bei Absagen aktiviert er automatisch die Wartelisten. Hausbesuchs-Anfragen werden vorqualifiziert (Hausbesuchs-Gebühr, Anfahrtskilometer, mobile Behandlungs-Verfügbarkeit). Die Praxis prüft am nächsten Tag nur die Detail-Klärungen, die Routine läuft automatisch.
200-350aktive Verordnungen pro Praxis (ZVK-Heilmittelreport)
28 TageVerordnungs-Verfallsfrist nach Ausstellung
6-10Behandlungseinheiten pro Standard-Verordnung
Warum Rinqo für Physiotherapie, Verordnungslogik, DSGVO, Termin-Serien.
Physiotherapie-Praxen brauchen mehr als ein Termin-Buchungs-Tool. Sie brauchen einen Agenten, der Verordnungslogik versteht, Heilmittel-Codes erkennt und Termin-Serien mit korrekten Abständen plant.
Der Agent kennt KG, MT, MLD, KG-ZNS, PNF, BG, Massage. Er ordnet die Verordnung der passenden Therapeuten-Spezialisierung zu, prüft Verfallsfrist (28 Tage), schlägt Serien-Optionen mit korrekten Abständen vor und bucht alle Einheiten in einem Rutsch.
Rinqo verarbeitet alle Anrufe ausschließlich in EU-Rechenzentren: Hetzner Falkenstein und Nürnberg. Es gibt keinen Datenfluss in die USA, kein CLOUD-Act-Exposure. Der AVV nach Art. 28 DSGVO ist standardmäßig digital signierbar.
Hetzner Falkenstein DE · AVV Art. 28 inklusive · Keine US-Cloud
AI Act Art. 50 (gilt ab 02.08.2026)
Disclosure automatisch, Compliance ohne Aufwand.
Ab 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung von jeder Praxis Disclosure beim KI-Telefonassistenten. Rinqo erledigt das automatisch, Wortwahl editierbar nach Praxis-Sprache.
Audio-Disclosure pro Call · Editierbar nach Brand-Voice
Rinqo vs. klassische Lösungen für Physiotherapie-Praxen.
Vergleich der gängigen Optionen.
Merkmal
Rinqo
ab 99 € netto/Mo
DE-IVR
klassische Telefonanlage
US-Voice-AI
internationale Anbieter
Anrufbeantworter
Klassisch
Verordnungs-Erfassung
Heilmittel-Code-Erkennung
Custom-Setup nötig
Termin-Serien-Buchung
6-10 Einheiten in einem Rutsch
Therapeuten-Spezialisierung
CMD/MLD/Skoliose erkannt
DSGVO + EU-Rechenzentrum
Hetzner DE
CLOUD Act
AI Act Art. 50 Disclosure
Automatisch
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Das übernimmt dein Agent für Physiotherapie-Praxen.
Fachkräfte nach Spezialisierung zuordnen (CMD, MLD, Skoliose, Beckenboden)
Selbstzahler-Tarife und Privatleistungen kommunizieren
Hausbesuchs-Anfragen vorqualifizieren mit Anfahrt + mobiler Behandlung
Funktionen des Telefon-Agent
Beantwortet häufige Fragen automatisch
Bucht Termine direkt in deinen Kalender
Qualifiziert Anfragen und erfasst Kontaktdaten
Leitet komplexe Fälle an dein Team weiter
Spricht 20+ Sprachen
Lernt aus deiner Website und deinen Dokumenten
Ehrliche Antworten auf echte Bedenken.
Die vier Fragen, die uns jede Praxis vor dem Start stellt.
Funktioniert das mit unserem Praxisverwaltungssystem (Theorg, Buchner, Therapieorganizer)?
Der Agent bucht Termine über Cal.com oder Google Kalender. Direkte Anbindungen an Theorg, Buchner und Therapieorganizer sind in Vorbereitung. Bis dahin läuft die Synchronisation über Kalender-Bridge, typisch 15-Min-Setup.
Erkennt der Agent verschiedene Heilmittel-Codes?
Ja. Der Agent kennt die gängigen Heilmittel-Codes (KG, MT, MLD, KG-ZNS, PNF, BG, Massage) und ordnet sie der passenden Therapeuten-Spezialisierung zu. Bei selteneren Verordnungen wird das Anliegen erfasst und an die Praxis eskaliert.
Was passiert bei Verordnungs-Verfall?
Der Agent prüft das Ausstellungsdatum und weist bei drohendem 28-Tage-Verfall auf den Spätbeginn-Hinweis nach Mittlerer Vereinbarung hin. Er schlägt einen schnellst-möglichen Erstkontakt vor, damit die Verordnung nicht verfällt.
Häufige Fragen zum Telefon-Agent für deine Branche Physiotherapie-Praxen.
Ja. Bei einer 6-Einheiten-Verordnung schlägt der Agent zwei Serien-Optionen vor (z.B. Mo+Do oder Di+Fr je 30 Min.) und bucht alle 6 Termine in einem Buchungsvorgang ein. Die Praxis bekommt eine kompakte E-Mail-Zusammenfassung.
Der Agent prüft das Ausstellungsdatum und weist bei drohendem 28-Tage-Verfall auf den Spätbeginn-Hinweis hin. Er priorisiert einen frühen Erstkontakt, damit die Verordnung nicht verfällt.
Ja. Der Agent kennt die gängigen Heilmittel-Codes und Spezialisierungen aus deiner Therapeuten-Liste. Er ordnet Patientinnen und Patienten der passenden Fachkraft zu und blockt entsprechende Slots.
Der Agent kennt deine Selbstzahler-Tarife und Privatleistungen aus der Wissensdatenbank. Bei diesen Anrufen kommuniziert er die Stundensätze transparent vor Buchung.
Starter-Plan ab 99 € netto/Monat (500 Credits). Mittlere Praxen mit 180 Anrufen pro Woche fahren typisch mit Pro-Plan (349 €, 2.000 Credits).
Sven baut Rinqo aus einer einfachen Beobachtung: Die meisten KI-Tools werden in San Francisco entwickelt und in Berlin verkauft. Die Werkstatt im Schwarzwald, die Tierarztpraxis in Salzburg, das Familienhotel in Tirol bekommen Software, die ihre Sprache nicht spricht. Rinqo dreht das um. Auf europäischen Servern, in zehn Minuten eingerichtet, in zwanzig Sprachen. Mit Vorlagen, die aus der Branche kommen.
